Marquant la fin de la vie professionnelle, le pot de départ à la retraite est un événement symbolique incontournable. Ce petit moment festif permet de saluer l’ensemble d’une carrière et les services rendus par le futur retraité dans une ambiance conviviale. Afin que cet événement soit parfaitement réussi, il est essentiel de le préparer avec soin !

La liste des invités

Première étape indispensable à l’organisation d’un pot à la retraite : dresser la liste des invités. La présence des membres de la famille (conjoint, enfants…) ou d’amis est fortement conseillée, car elle permettra au principal intéressé d’être naturellement plus à l’aise. Ces proches sont également susceptibles de former un excellent comité d’organisation : ils peuvent vous donner des conseils de préparation avisés, qui correspondent parfaitement à la personnalité et aux goûts du retraité. Du côté professionnel, la taille de l’entreprise est évidemment à prendre en compte. Si elle est restreinte, vous pouvez certainement vous permettre d’inviter l’ensemble de vos collègues. En revanche, si le personnel est conséquent, vous devez procéder à une sélection préalable qui vous permettra de respecter votre budget prévisionnel. Privilégiez évidemment les personnes importantes de l’entreprise, ainsi que les collègues qui ont travaillé avec le futur retraité durant un grand nombre d’années.

Le budget : un critère essentiel

Afin d’avoir une estimation fiable des dépenses à engager et d’éviter les mauvaises surprises, fixez un budget et respectez-le scrupuleusement. Le calcul des charges financières s’évalue en fonction de plusieurs impératifs : l’éventuelle location d’une salle, le cadeau et le repas. Il est toujours bon de savoir que les frais principaux sont généralement pris en charge par l’entreprise ou l’employeur. Dans le cas contraire, vous pouvez organiser une collecte financière, en laissant chacun libre de donner ce qu’il souhaite.

Le lieu des festivités

Le lieu du pot à la retraite doit évidemment être adapté au nombre d’invités. Une grande salle au sein de l’entreprise, un petit restaurant sympathique, une salle privée louée pour l’occasion, voire la maison d’un collègue (ou la votre!)… Le choix du lieu s’effectue avant tout d’après votre budget, mais également selon l’ambiance souhaitée. L’idéal est de choisir un espace qui permette aux invités de prendre la parole en public et de faire un discours, ou de participer à d’éventuelles activités ludiques.

Le choix du cadeau

Pour ne pas risquer de faute de goût, il est toujours bon de miser sur un cadeau générique :

• L’indémodable chèque-cadeau, valable dans un restaurant ou une grande enseigne.
• Une smartbox, qui donnera à votre collègue l’occasion de profiter d’un petit moment d’évasion thématique.

N’oubliez pas d’accompagner ce présent d’une jolie carte agrémentée des vœux personnels des invités.

Les invitations

Indispensables, les invitations pour un pot à la retraite peuvent être simplement envoyées par mail ou par le biais de petits cartons imprimés. Pensez à y indiquer le déroulement précis de la fête : le jour, la date et l’heure, la durée de l’événement, sa thématique et son déroulement général…

Le choix du menu : indispensable !

Côté menu, trois options s’offrent à vous :

• Si la réception a lieu dans un restaurant, vous avez la possibilité de créer un menu préétabli correspondant à votre budget et à la thématique choisie.
• Dans le cas d’une réception organisée dans une salle louée, vous pouvez proposer à chaque invité d’apporter un plat concocté par ses soins, en veillant à assurer une variété culinaire qui permettra de composer un menu complet.
• Dernière option, simple et pratique : faire appel à un traiteur pour les entreprises. Apéritif, plat principal, fromages, dessert… : prenez soin de choisir des mets qui plaisent au plus grand nombre. Les services traiteur proposent toujours des menus spécifiques, adaptés à chaque besoin et à tous les goûts. Pensez à inclure quelques plats végétariens ou destinés aux personnes sujettes aux intolérances alimentaires. Demandez l’établissement de plusieurs devis afin d’être certain de respecter votre budget prévisionnel, et n’oubliez pas de définir précisément la date et l’heure de la livraison.