En matière de services d’impression et de gestion de documents, on parle souvent aujourd’hui de leasing opérationnel, une pratique qui consiste à louer un bien d’équipement à long terme, plutôt que de l’acheter à tempérament ou par le biais d’un crédit-bail.

Avec cette méthode, le bien loué reste la propriété du bailleur, l’entreprise n’a donc pas à l’inclure dans les actifs, à gérer les plans d’amortissement et à s’occuper du remboursement final.

Service de gestion d’impression : selon vos besoins

En fonction des besoins de l’entreprise, une alternative consiste à externaliser les services d’impression par le biais de services de gestion d’impression (MPS). Initialement utilisé dans les grandes entreprises, il est désormais également accessible aux petites entreprises et devient de plus en plus populaire en raison de ses nombreux avantages. Par rapport aux méthodes de location opérationnelle ou aux contrats de location d’imprimantes basés sur le « coût de la copie », les services de gestion d’impression impliquent l’externalisation complète des fonctions d’impression et de gestion des documents à un fournisseur externe.

En ce sens, lorsque nous parlons d' »impression », nous entendons le coût total de la gestion et de l’optimisation des imprimantes, de leur production, des personnes et des processus qui soutiennent ces appareils, donc non seulement l’impression elle-même, mais aussi les imprimantes de bureau, les imprimantes multifonctions, les copieurs, les scanners, les télécopieurs et les imprimantes à haut volume, le matériel envoyé pour l’impression rapide, l’impression offset, l’expédition et la distribution ; l’assistance informatique, l’assistance technique, la maintenance et les demandes d’ajout, de déplacement et de modification, l’encre, le toner et les autres consommables et produits consommables.

Outre un avantage économique direct, les avantages d’un MPS sont nombreux : de l’économie de papier au soulagement du département informatique de la charge de la gestion des périphériques d’impression, en passant par le respect de l’environnement grâce à l’élimination appropriée du toner.

Quels sont les avantages de l’externalisation de votre parc d’imprimantes ?

Examinons de plus près les trois principaux avantages de l’externalisation de la gestion des impressions.

Économies de coûts

De nombreuses entreprises dépensent beaucoup plus que nécessaire pour leurs environnements d’impression et la gestion de leurs documents. En fait, l’impression représente en moyenne 15 % du budget informatique total d’une petite ou moyenne entreprise. En outre, la plupart des entreprises ne tirent pas le meilleur parti de leur infrastructure d’impression. Les utilisateurs passent trop de temps à imprimer (environ 3 250 heures-homme par an dans les entreprises de plus de 250 employés) et le service informatique perd trop de temps à répondre aux demandes de service liées à l’impression. Une infrastructure d’impression inefficace où le contrôle et l’optimisation sont totalement absents entraîne des coûts dus au fait que le nombre d’imprimantes et de MFP est supérieur à ce qui est réellement nécessaire pour faire le travail et, par conséquent, le coût des consommables inutiles.

Outre les coûts fixes liés aux appareils et aux consommables inutiles, une gestion inefficace des documents a également un impact sur la productivité des utilisateurs et l’efficacité de leur travail : les utilisateurs passent trop de temps à ramasser les impressions en raison de problèmes liés aux appareils, les utilisateurs passent trop de temps à effectuer des tâches manuelles qui pourraient être automatisées, le service informatique passe trop de temps à répondre aux appels et aux problèmes d’assistance.